Translator queries – how do we manage these at eurocom

Moving from effort to a knowledge source

Almost every translation job causes questions. Ambiguities in the text, for example in technical terms or instructions, cause our translators to investigate the exact meaning. At eurocom, we appreciate this kind of feedback a lot, especially because it can significantly contribute to the quality of the translation. As project managers we therefore strive to answer these questions as fast and as best as possible by passing them on to the client. 

Managing these queries can be very complex especially in large projects, because usually several translators and target languages have to be coordinated. So the same questions come up again and again, but as a professional LSP we simply have to ensure that we ask the client only once. Therefore, at eurocom we introduced Excel lists which contained all queries that arose during the translation of any given project. Theses Excel lists definitely were better than just relying on the memory of the particular project manager. The limits of Excel lists, however, became evident almost right away: How do you keep track of queries across multiple projects? Several months? Years? How do we know after months which Excel list contains the answer to a particular query? How do you control the access to Excel spreadsheets? And, basically, how can queries be used as term candidates and will suggestions for text improvements be forwarded to the technical writers? Is it possible to solve translator queries collaboratively and, most suitably, web-based - similar to bug tracking systems in software development? These and many other questions were our constant focus. Now, a special software delivers the answers.

Software as Support

For several months now we have been using smartQuery by Kaleidoscope. The system is set up as a role-based online portal. In other words, depending on the assigned role certain rights are granted. A project manager, e.g., has more duties and thus rights than a translator. Everyone can access the system simultaneously, so all the required information is always available.

For us, the core of smartQuery is the task list. Here, each user always sees the pending queries she or he has 

to answer. In addition, the tracking function lists all the queries which can be filtered and searched by certain criteria. Due to the status and user filtering features everyone involved in the process can check the "task list" of open queries, answers, comments, etc. And finally, you can search the entire database, even after very specific issues. In order to simplify the workflow, the system has an e-mail notification with digest function.

We have linked smartQuery to our process management system LTC Worx. This link ensures that all queries are systematically assigned to projects, customers, languages, files, etc. Vice versa, all queries of a certain project can be viewed and edited immediately. SDL MultiTerm and Kaleidoscopes quickTerm cover all terminology related aspects of all the numerous queries.

Conclusion: The dreaded Excel lists have finally served their term. Now, everyone is always up-to-date. Access is easy. Nothing is lost. On the contrary, queries flow back into the terminology and can even help to improve the source texts.

Übersetzerrückfragen – Wie managen wir diese bei eurocom?

Vom Aufwand zur Wissensquelle

Bei fast jedem Übersetzungsauftrag gibt es Rückfragen. Unklarheiten im Text, z.B. bei Fachausdrücken oder in Anweisungen lassen unsere Übersetzer besonders oft nachfragen, was genau gemeint ist. Wir schätzen diese Rückfragen sehr, vor allem weil sie zur Qualität der Übersetzung wesentlich beitragen können. Als Projektmanager bemühen wir uns daher auch, diese Rückfragen so schnell und gut wie möglich zu beantworten, indem wir diese an den Auftraggeber weiterleiten. Der weiß ja meistens, was gemeint ist.

Bei großen Projekten kann das Verwalten dieser Rückfragen ganz schön aufwändig sein, müssen doch dann meistens mehrere Übersetzer und Zielsprachen koordiniert werden. Da tauchen dieselben Fragen immer wieder auf, die man dem Auftraggeber am besten aber nur einmal stellt. Daher haben wir bei eurocom seit langem Excel-Listen geführt, in denen wir alle Übersetzerrückfragen des Projekts fein säuberlich eingetragen haben. Das war zwar besser als sich auf das Gedächtnis des jeweiligen Projektmanagers zu verlassen.

Die Grenzen dieser Selbstverwaltung mittels Excel traten aber nur allzu bald zu Tage. Denn wie behält man den Überblick über die Rückfragen mehrerer Projekte? Über mehrere Monate? Jahre? Woher weiß man nach Monaten, in welcher Excel-Liste eine bestimmte Frage möglicherweise schon einmal beantwortet wurde? Wie regelt man den Zugriff auf die Excel-Listen? Und grundsätzlich: Wie können Rückfragen als Termkandidaten weiterverwendet und Verbesserungsvorschläge an die technischen Autoren weitergeleitet werden? Können Übersetzerrückfragen nicht auch kollaborativ und am besten web-basiert gelöst werden, ähnlich wie in Bug-Tracking-Systemen bei der Software-Entwicklung? Diese und noch viele weitere Fragen beschäftigten uns seit langem. Die Antworten auf all diese Fragen liefert nun eine spezielle Software.

Software als Unterstützung

Seit einigen Monaten verwenden wir smartQuery. Das System ist als rollenbasiertes Online-Portal aufgesetzt. D.h. je nach zugewiesener Rolle habe ich als Anwender bestimmte Rechte. Ein Projektmanager hat mehr Aufgaben und damit Rechte als ein Übersetzer. Alle können zeitgleich auf das System zugreifen, sind also immer auf dem letzten Stand.

Kernstück von smartQuery ist die Aufgabenliste, in der jeder Benutzer stets die Rückfragen sieht, die gerade bei ihr oder ihm zur Bearbeitung "anstehen". Daneben gibt es die Tracking-Funktion, in der alle Rückfragen gelistet und nach sämtlichen Kriterien beliebig gefiltert und durchsucht werden können. Über die Status- und Benutzerfilterungsfunktion erhält damit jeder Beteiligte am Prozess auch stets eine „Aufgabenliste" von offenen Rückfragen, Antworten, Kommentaren usw. Und zu guter Letzt kann man über die Suche quer über die gesamte Datenbank auch nach ganz spezifischen Sachverhalten suchen. Für einen erleichterten Workflow verfügt das System über eine E-Mail-Benachrichtigung mit Digest-Funktion.

Wir haben smartQuery gleich auch an unser Prozessmanagement-Systems LTC Worx gekoppelt. Damit sind alle Querys systematisch Projekten, Kunde, Sprachen, Dateien usw. zugeordnet. Umgekehrt können alle Querys zu einem Projekt sofort eingesehen und bearbeitet werden. Die Terminologie-Seite wird durch Verknüpfungen mit SDL MultiTerm und Kaleidoscopes quickTerm abgedeckt.

Fazit: Die Excel-Listen haben endlich ausgedient. Jeder ist immer am letzten Stand der Dinge. Der Zugriff ist einfach. Nichts geht verloren. Im Gegenteil: Die Rückfragen fließen in die Terminologie zurück bzw. können sogar die Ausgangstexte verbessern helfen.