Übersetzerrückfragen – Wie managen wir diese bei eurocom?

Vom Aufwand zur Wissensquelle

Bei fast jedem Übersetzungsauftrag gibt es Rückfragen. Unklarheiten im Text, z.B. bei Fachausdrücken oder in Anweisungen lassen unsere Übersetzer besonders oft nachfragen, was genau gemeint ist. Wir schätzen diese Rückfragen sehr, vor allem weil sie zur Qualität der Übersetzung wesentlich beitragen können. Als Projektmanager bemühen wir uns daher auch, diese Rückfragen so schnell und gut wie möglich zu beantworten, indem wir diese an den Auftraggeber weiterleiten. Der weiß ja meistens, was gemeint ist.

Bei großen Projekten kann das Verwalten dieser Rückfragen ganz schön aufwändig sein, müssen doch dann meistens mehrere Übersetzer und Zielsprachen koordiniert werden. Da tauchen dieselben Fragen immer wieder auf, die man dem Auftraggeber am besten aber nur einmal stellt. Daher haben wir bei eurocom seit langem Excel-Listen geführt, in denen wir alle Übersetzerrückfragen des Projekts fein säuberlich eingetragen haben. Das war zwar besser als sich auf das Gedächtnis des jeweiligen Projektmanagers zu verlassen.

Die Grenzen dieser Selbstverwaltung mittels Excel traten aber nur allzu bald zu Tage. Denn wie behält man den Überblick über die Rückfragen mehrerer Projekte? Über mehrere Monate? Jahre? Woher weiß man nach Monaten, in welcher Excel-Liste eine bestimmte Frage möglicherweise schon einmal beantwortet wurde? Wie regelt man den Zugriff auf die Excel-Listen? Und grundsätzlich: Wie können Rückfragen als Termkandidaten weiterverwendet und Verbesserungsvorschläge an die technischen Autoren weitergeleitet werden? Können Übersetzerrückfragen nicht auch kollaborativ und am besten web-basiert gelöst werden, ähnlich wie in Bug-Tracking-Systemen bei der Software-Entwicklung? Diese und noch viele weitere Fragen beschäftigten uns seit langem. Die Antworten auf all diese Fragen liefert nun eine spezielle Software.

Software als Unterstützung

Seit einigen Monaten verwenden wir smartQuery. Das System ist als rollenbasiertes Online-Portal aufgesetzt. D.h. je nach zugewiesener Rolle habe ich als Anwender bestimmte Rechte. Ein Projektmanager hat mehr Aufgaben und damit Rechte als ein Übersetzer. Alle können zeitgleich auf das System zugreifen, sind also immer auf dem letzten Stand.

Kernstück von smartQuery ist die Aufgabenliste, in der jeder Benutzer stets die Rückfragen sieht, die gerade bei ihr oder ihm zur Bearbeitung "anstehen". Daneben gibt es die Tracking-Funktion, in der alle Rückfragen gelistet und nach sämtlichen Kriterien beliebig gefiltert und durchsucht werden können. Über die Status- und Benutzerfilterungsfunktion erhält damit jeder Beteiligte am Prozess auch stets eine „Aufgabenliste" von offenen Rückfragen, Antworten, Kommentaren usw. Und zu guter Letzt kann man über die Suche quer über die gesamte Datenbank auch nach ganz spezifischen Sachverhalten suchen. Für einen erleichterten Workflow verfügt das System über eine E-Mail-Benachrichtigung mit Digest-Funktion.

Wir haben smartQuery gleich auch an unser Prozessmanagement-Systems LTC Worx gekoppelt. Damit sind alle Querys systematisch Projekten, Kunde, Sprachen, Dateien usw. zugeordnet. Umgekehrt können alle Querys zu einem Projekt sofort eingesehen und bearbeitet werden. Die Terminologie-Seite wird durch Verknüpfungen mit SDL MultiTerm und Kaleidoscopes quickTerm abgedeckt.

Fazit: Die Excel-Listen haben endlich ausgedient. Jeder ist immer am letzten Stand der Dinge. Der Zugriff ist einfach. Nichts geht verloren. Im Gegenteil: Die Rückfragen fließen in die Terminologie zurück bzw. können sogar die Ausgangstexte verbessern helfen.