Eine Zwischenbilanz: Zwei Jahre Zertifizierung EN15038

Anlässlich des Re-Audits zur EN 15038-Zertifizierung der eurocom Translation Services GmbH ist es Zeit, Bilanz zu ziehen: Worin bestanden die Ziele der Zertifizierung? Sind sie erreicht worden? Welche neuen Ziele wurden gesetzt?

Der Weg zur Zertifizierung
Die Entscheidung, die eurocom zu zertifizieren, fiel in einer Zeit starken Wachstums. Sowohl die Anzahl der Mitarbeiter als auch die Anzahl der Projekte waren deutlich angestiegen. Außerdem erhöhte sich auch die Komplexität der Formate und Bearbeitungsschritte zunehmend. Obwohl ein Projektmanagementsystem mit zahlreichen Automatisierungs-Komponenten genutzt wurde, zeigte die Praxis, dass Prozessoptimierungs-Bedarf wie zum Beispiel für die Projektbearbeitung und Datenablage bestand, denn die Einarbeitung in laufende Projekte erwies sich als zeit- und ressourcenintensiv. Die flexible Aufteilung des Arbeitsvolumens und die nahtlose Übergabe zwischen den Projektmanagern in Urlaubszeiten sollten verbessert werden. Vor diesem Hintergrund wurde eine grundlegende Überarbeitung und Vereinheitlichung der Abläufe notwendig. Nach der internen Entscheidung, die Prozesse zu optimieren, wurde ein Termin für das EN 15038-Audit vereinbart. Dadurch kamen die Vorbereitungsarbeiten für die Zertifizierung, insbesondere die Erstellung einer Prozessdokumentation, so richtig in Gang. Das erklärte Ziel war eine Harmonisierung der Arbeitsweise, die wiederum einen flexibleren Einsatz der Projektmanager bewirken sollte. Gleichzeitig sollten die Unterlagen auch zur Einschulung neuer Mitarbeiter herangezogen werden können und nicht zuletzt eine zentrale Sammelbox für alle bestehenden und neuen Prozesse darstellen.

Das Ergebnis
Als Vorarbeit für die Prozessdokumentation wurden in zahlreichen Arbeitskreisen alle vorhandenen Prozesse intensiv durchleuchtet, hinterfragt und auch persönlicher Input von allen Projektmanagern eingeholt. Diese breit angelegte Vorgehensweise förderte nicht nur unzählige Vorschläge für Prozessverbesserungen zutage, sondern zeigte auch Handlungsbedarf in anderen, zuvor unberücksichtigen Bereichen auf. Die Prozessdokumentation stellt seither einen zentralen Wissenspool dar, in den auch alle zusätzlichen Prozesse laufend Eingang finden. Insgesamt wurde die Arbeitsweise der Projektmanagermaßgeblich vereinheitlicht, wodurch Urlaubsübergaben oder Umschichtungen von Arbeitsvolumina nunmehr reibungslos und ohne zusätzliche Einarbeitungsphase über die Bühne gehen. Alle Kollegen können jederzeit sämtliche Projektinformationen abrufen – egal, ob es sich um „ihre“ Kunden oder die der Kollegen handelt. Das schlägt sich auf Kundenseite in der äußerst zeitnahen Beantwortung von Anfragen und der Durchführung von Aufträgen nieder.

Die langfristigen Vorteile
Dank der für die Zertifizierung notwendigen Prozessdokumentation ist eine kontinuierliche Prozessverbesserung aus dem Arbeitsalltag der eurocom nicht mehr wegzudenken. Während zuvor einzelne, nicht standardisierte Arbeitsschritte kaum hinterfragt wurden und kein Forum für den Gedankenaustausch bestand, werden nun in regelmäßig stattfindenden Arbeitskreisen mit Kollegen und der Geschäftsführung Ideen zur Prozessdokumentation und Erfahrungswerte besprochen. Dadurch wird die Dokumentation zu einem „lebenden“ Projekt, das sich stets weiterentwickelt, alle Mitarbeiter in strategische Entscheidungen einbindet und viel Raum für Dynamik und Flexibilität bietet.

Fazit
Die EN-Zertifizierung war in zweierlei Hinsicht eine sehr positive Entscheidung: Zum einen erweist sie sich bei der Neukundengewinnung als sehrvorteilhaft, und zum anderen sorgt sie dank einer umfassenden Analyse und systematischen Durchleuchtung für eine starke Dynamisierung der unternehmensinternen Prozesse. Am eindrucksvollsten zeigt sich dies bei hoher Auslastung der Projektmanager in der flexiblen Verteilung des Arbeitsvolumens und der „fliegenden“ Übernahme von Projekten. Und all das bei gleichbleibend hoher Qualität und ohne Informationsverlust. Nicht zuletzt ist die laufende Prozessoptimierung zu einem fixen Bestandteil des eurocom-Arbeitsalltags geworden – eine „systematische Dynamik“, die bei allen Beteiligten auf große Zustimmung stößt.