Anlässlich des Re-Audits zur EN 15038-Zertifizierung der eurocom Translation Services GmbH ist es Zeit, Bilanz zu ziehen: Worin bestanden die Ziele der Zertifizierung? Sind sie erreicht worden? Welche neuen Ziele wurden gesetzt?
Der Weg zur Zertifizierung
Die Entscheidung, die eurocom zu zertifizieren, fiel in einer Zeit starken Wachstums. Sowohl die Anzahl der Mitarbeiter als auch die Anzahl der Projekte waren deutlich angestiegen. Außerdem erhöhte sich auch die Komplexität der Formate und Bearbeitungsschritte zunehmend. Obwohl ein Projektmanagementsystem mit zahlreichen Automatisierungs-Komponenten genutzt wurde, zeigte die Praxis, dass Prozessoptimierungs-Bedarf wie zum Beispiel für die Projektbearbeitung und Datenablage bestand, denn die Einarbeitung in laufende Projekte erwies sich als zeit- und ressourcenintensiv. Die flexible Aufteilung des Arbeitsvolumens und die nahtlose Übergabe zwischen den Projektmanagern in Urlaubszeiten sollten verbessert werden. Vor diesem Hintergrund wurde eine grundlegende Überarbeitung und Vereinheitlichung der Abläufe notwendig. Nach der internen Entscheidung, die Prozesse zu optimieren, wurde ein Termin für das EN 15038-Audit vereinbart. Dadurch kamen die Vorbereitungsarbeiten für die Zertifizierung, insbesondere die Erstellung einer Prozessdokumentation, so richtig in Gang. Das erklärte Ziel war eine Harmonisierung der Arbeitsweise, die wiederum einen flexibleren Einsatz der Projektmanager bewirken sollte. Gleichzeitig sollten die Unterlagen auch zur Einschulung neuer Mitarbeiter herangezogen werden können und nicht zuletzt eine zentrale Sammelbox für alle bestehenden und neuen Prozesse darstellen.
Das Ergebnis
Als Vorarbeit für die Prozessdokumentation wurden in zahlreichen Arbeitskreisen alle vorhandenen Prozesse intensiv durchleuchtet, hinterfragt und auch persönlicher Input von allen Projektmanagern eingeholt. Diese breit angelegte Vorgehensweise förderte nicht nur unzählige Vorschläge für Prozessverbesserungen zutage, sondern zeigte auch Handlungsbedarf in anderen, zuvor unberücksichtigen Bereichen auf. Die Prozessdokumentation stellt seither einen zentralen Wissenspool dar, in den auch alle zusätzlichen Prozesse laufend Eingang finden. Insgesamt wurde die Arbeitsweise der Projektmanagermaßgeblich vereinheitlicht, wodurch Urlaubsübergaben oder Umschichtungen von Arbeitsvolumina nunmehr reibungslos und ohne zusätzliche Einarbeitungsphase über die Bühne gehen. Alle Kollegen können jederzeit sämtliche Projektinformationen abrufen – egal, ob es sich um „ihre“ Kunden oder die der Kollegen handelt. Das schlägt sich auf Kundenseite in der äußerst zeitnahen Beantwortung von Anfragen und der Durchführung von Aufträgen nieder.
Die langfristigen Vorteile
Dank der für die Zertifizierung notwendigen Prozessdokumentation ist eine kontinuierliche Prozessverbesserung aus dem Arbeitsalltag der eurocom nicht mehr wegzudenken. Während zuvor einzelne, nicht standardisierte Arbeitsschritte kaum hinterfragt wurden und kein Forum für den Gedankenaustausch bestand, werden nun in regelmäßig stattfindenden Arbeitskreisen mit Kollegen und der Geschäftsführung Ideen zur Prozessdokumentation und Erfahrungswerte besprochen. Dadurch wird die Dokumentation zu einem „lebenden“ Projekt, das sich stets weiterentwickelt, alle Mitarbeiter in strategische Entscheidungen einbindet und viel Raum für Dynamik und Flexibilität bietet.
Fazit
Die EN-Zertifizierung war in zweierlei Hinsicht eine sehr positive Entscheidung: Zum einen erweist sie sich bei der Neukundengewinnung als sehrvorteilhaft, und zum anderen sorgt sie dank einer umfassenden Analyse und systematischen Durchleuchtung für eine starke Dynamisierung der unternehmensinternen Prozesse. Am eindrucksvollsten zeigt sich dies bei hoher Auslastung der Projektmanager in der flexiblen Verteilung des Arbeitsvolumens und der „fliegenden“ Übernahme von Projekten. Und all das bei gleichbleibend hoher Qualität und ohne Informationsverlust. Nicht zuletzt ist die laufende Prozessoptimierung zu einem fixen Bestandteil des eurocom-Arbeitsalltags geworden – eine „systematische Dynamik“, die bei allen Beteiligten auf große Zustimmung stößt.
Mittwoch, 14. April 2010
Mittwoch, 10. März 2010
Einfach, einheitlich, effizient: Terminologie-Workflow in der Übersetzungsagentur
Als integraler Bestandteil ihrer innovativen Übersetzungsarbeit betreibt die eurocom für alle Stammkunden aktives Terminologie-Management. Dafür kommt der bewährte SDL MultiTerm-Server zum Einsatz, wobei das Datenmodell für jeden einzelnen Kunden laufend weiterentwickelt wird. Die Herausforderung dabei ist der Workflow, einerseits zwischen der eurocom und den Endkunden und andererseits zwischen der eurocom und den Übersetzern, den „Terminologie-Quellen“. Um diese Workflows systemgestützt abzudecken, verwenden wir das von unserer Schwesterfirma Kaleidoscope entwickelte System quickTerm (siehe http://www.quickterm.at/).
Workflow 1: Kunden
Auf der Kundenseite unterscheiden wir zwischen drei Workflow-Modellen, je nach Bereitschaft der Kunden zum Terminologie-Management:
Auf Stufe 1 stehen Kunden, die bereits selbst Terminologie-Arbeit betreiben und über entsprechende Prozesse und Systeme verfügen, wobei diese „nur“ an die eurocom-Systeme angedockt werden müssen. Dies geschieht entweder durch Nutzung der kundenseitigen MultiTerm- und/oder quickTerm-Infrastruktur oder aber indem die Daten parallel sowohl bei der eurocom als auch beim Kunden gepflegt werden. Für die automatische Synchronisierung der Terminologie kommt Synching Language, ein Tool der Firma Kaleidoscope, zum Einsatz (siehe www.experttools.at).
Auf Stufe 2 finden sich Kunden, die sich zwar des Nutzens von Terminologie bewusst sind, aber selbst noch kein systematisches Terminologie-Management betreiben. Dank ihrer positiven Einstellung sind diese Kunden problemlos für die Teilnahme am Terminologie-Workflow zu gewinnen. Die Anbindung an die eurocom-Systeme mit quickTerm oder quickTerm Web ist rasch und unkompliziert. Das Ergebnis: Die Prozessbeteiligten auf Seiten des Kunden können mit dem quickTerm Client oder mit quickTerm Web auf „ihre“ zentrale Termbank bei der eurocom zugreifen und ohne eigene Technik und terminologisches Expertenwissen an den Prozessen teilnehmen.
Was den Arbeitsablauf beim Kunden betrifft, wird üblicherweise ein Terminologie-Beauftragter im Haus nominiert, der einlangende Termanfragen „filtert“ und per Mausklick direkt am MultiTerm-Server der eurocom anlegt. Die Freigabeberechtigten für Ausgangs- und Zielsprache können sich z. B. mit quickTerm Web einloggen und die zugewiesenen Einträge per Mausklick freigeben oder mit Kommentaren versehen. quickTerm trägt die entsprechenden Informationen automatisch in MultiTerm ein.
Kunden der Stufe 3 zeichnen sich durch grundlegende Skepsis gegenüber Terminologie aus. Für diese Kunden betreibt die eurocom ein rein deskriptives Terminologie-Management, um Rückmeldungen oder sprachliche Entscheidungen gezielt festzuhalten und durch Termchecks prüfen zu können. Die aktive Einbindung des Kunden, etwa für terminologische Freigaben, ist in diesen Fällen leider nicht möglich. Dennoch bietet sich eine elegante Möglichkeit, das Thema Terminologie laufend im Blickfeld des Kunden zu halten: Über quickTerm Web können sich auch diese Kunden ohne zusätzliche Technologie oder Spezialkenntnisse ihren Terminologie-Bestand ansehen und sogar kommentieren. Damit steigt die Wahrscheinlichkeit, bei „Stufe 3“-Kunden Bewusstsein für den enormen Nutzen von Terminologie-Arbeit zu schaffen, was schließlich in eine aktive Teilnahme am Terminologie-Workflow münden könnte (Stufe 2).
Workflow 2: Übersetzer
Rückfragen zum Ausgangstext, insbesondere terminologischer Natur, sind ein fixer Bestandteil des Arbeitsprozesses unserer Übersetzer. Es bietet sich an, diese Terminologie-Anfragen systematisch zu erfassen und der Terminologie hinzuzufügen. Auch hier kommt quickTerm zum Einsatz: Stellt ein Übersetzer mit quickTerm eine Termanfrage, so kann diese entweder durch den eurocom-Projektmanager oder durch den Endkunden selbst beantwortet und per Mausklick sofort in MultiTerm eingetragen werden – sogar mehrsprachig.
Im Zuge des Übersetzungsprozesses erarbeiten unsere Übersetzer natürlich auch die fremdsprachlichen Äquivalente von Begriffen, die in der Ausgangssprache bereits in der Termbank vorhanden sind. Diese können sie über quickTerm auf Knopfdruck in den MultiTerm-Server der eurocom eintragen.
Eine weitere wichtige Säule des Terminologie-Workflows auf der Übersetzerseite ist das Feedback zu den vorgeschlagenen Äquivalenten in der Zielsprache. Daher haben Übersetzer die Möglichkeit, sofort eine Freigabe für einen vorgeschlagenen Terminus zu beantragen. Der zuständige Mitarbeiter beim Kunden bestätigt den Antrag über quickTerm oder lehnt ihn ab, und der Übersetzer wird über die jeweilige Entscheidung informiert.
Workflow 3: Projektmanager
Natürlich sind auch die eurocom-Projektmanager in den Terminologie-Prozess eingebunden. Zu ihren Aufgaben gehört es, die eingehenden Termanfragen pro Kunde vorzufiltern. Alternativ übernehmen sie für Kunden, die keinen eigenen „Terminologie-Beauftragten“ haben, auch direkt diese Rolle, bewerten einlangende Termanfragen und legen sie am MultiTerm-Server an. Die zentrale Verwaltung von Termanfragen über quickTerm hat für Projektmanager die folgenden Vorteile:
1) Terminologische Rückfragen werden nicht wiederholt gestellt, da auch die Übersetzer anderer Sprachen diesen Eintrag sehen.
2) Vor Projektabschluss werden alle Texte mit Hilfe des TermChecks von SDL Trados auf Einhaltung der vereinbarten Terminologie geprüft.
Lessons Learned
Schon die ersten Pilotprojekte bei der eurocom zu diesem Thema brachten interessante Erkenntnisse: Es zeigte sich, dass Übersetzer, Projektmanager und Kunden (also technische Redakteure) die Relevanz von Termkandidaten sehr unterschiedlich einschätzen. Während sich technische Redakteure stets auf den Ausgangstext konzentrieren, arbeiten Übersetzer kontrastiv, beschäftigen sich also sowohl mit der Ausgangs- als auch mit der Zielsprache. Deshalb legen Übersetzer bei der Terminologie-Arbeit stärkeres Augenmerk auf jene Begriffe, die in ihren Kulturen nicht vorhanden sind oder die von der Begrifflichkeit nicht mit jenen der Ausgangssprache äquivalent sind. Auch wenn diese Unterschiede in der Terminologie-Arbeit naheliegend und einleuchtend sind, werden sie in der Praxis vielleicht zu wenig berücksichtigt.
quickTerm ist ein fester Bestandteil der Abwicklung von Kundenprojekten bei der eurocom, kann aber auch von den Kunden erworben und intern verwendet werden. Wenn Sie sich für quickTerm interessieren, beraten wir Sie gerne. Eine kurze Mail an info@kaleidoscope.at genügt, und wir setzen uns mit Ihnen zwecks Präsentation und/oder weiterführender Informationen in Verbindung.
Workflow 1: Kunden
Auf der Kundenseite unterscheiden wir zwischen drei Workflow-Modellen, je nach Bereitschaft der Kunden zum Terminologie-Management:
Auf Stufe 1 stehen Kunden, die bereits selbst Terminologie-Arbeit betreiben und über entsprechende Prozesse und Systeme verfügen, wobei diese „nur“ an die eurocom-Systeme angedockt werden müssen. Dies geschieht entweder durch Nutzung der kundenseitigen MultiTerm- und/oder quickTerm-Infrastruktur oder aber indem die Daten parallel sowohl bei der eurocom als auch beim Kunden gepflegt werden. Für die automatische Synchronisierung der Terminologie kommt Synching Language, ein Tool der Firma Kaleidoscope, zum Einsatz (siehe www.experttools.at).
Auf Stufe 2 finden sich Kunden, die sich zwar des Nutzens von Terminologie bewusst sind, aber selbst noch kein systematisches Terminologie-Management betreiben. Dank ihrer positiven Einstellung sind diese Kunden problemlos für die Teilnahme am Terminologie-Workflow zu gewinnen. Die Anbindung an die eurocom-Systeme mit quickTerm oder quickTerm Web ist rasch und unkompliziert. Das Ergebnis: Die Prozessbeteiligten auf Seiten des Kunden können mit dem quickTerm Client oder mit quickTerm Web auf „ihre“ zentrale Termbank bei der eurocom zugreifen und ohne eigene Technik und terminologisches Expertenwissen an den Prozessen teilnehmen.
Was den Arbeitsablauf beim Kunden betrifft, wird üblicherweise ein Terminologie-Beauftragter im Haus nominiert, der einlangende Termanfragen „filtert“ und per Mausklick direkt am MultiTerm-Server der eurocom anlegt. Die Freigabeberechtigten für Ausgangs- und Zielsprache können sich z. B. mit quickTerm Web einloggen und die zugewiesenen Einträge per Mausklick freigeben oder mit Kommentaren versehen. quickTerm trägt die entsprechenden Informationen automatisch in MultiTerm ein.
Kunden der Stufe 3 zeichnen sich durch grundlegende Skepsis gegenüber Terminologie aus. Für diese Kunden betreibt die eurocom ein rein deskriptives Terminologie-Management, um Rückmeldungen oder sprachliche Entscheidungen gezielt festzuhalten und durch Termchecks prüfen zu können. Die aktive Einbindung des Kunden, etwa für terminologische Freigaben, ist in diesen Fällen leider nicht möglich. Dennoch bietet sich eine elegante Möglichkeit, das Thema Terminologie laufend im Blickfeld des Kunden zu halten: Über quickTerm Web können sich auch diese Kunden ohne zusätzliche Technologie oder Spezialkenntnisse ihren Terminologie-Bestand ansehen und sogar kommentieren. Damit steigt die Wahrscheinlichkeit, bei „Stufe 3“-Kunden Bewusstsein für den enormen Nutzen von Terminologie-Arbeit zu schaffen, was schließlich in eine aktive Teilnahme am Terminologie-Workflow münden könnte (Stufe 2).
Workflow 2: Übersetzer
Rückfragen zum Ausgangstext, insbesondere terminologischer Natur, sind ein fixer Bestandteil des Arbeitsprozesses unserer Übersetzer. Es bietet sich an, diese Terminologie-Anfragen systematisch zu erfassen und der Terminologie hinzuzufügen. Auch hier kommt quickTerm zum Einsatz: Stellt ein Übersetzer mit quickTerm eine Termanfrage, so kann diese entweder durch den eurocom-Projektmanager oder durch den Endkunden selbst beantwortet und per Mausklick sofort in MultiTerm eingetragen werden – sogar mehrsprachig.
Im Zuge des Übersetzungsprozesses erarbeiten unsere Übersetzer natürlich auch die fremdsprachlichen Äquivalente von Begriffen, die in der Ausgangssprache bereits in der Termbank vorhanden sind. Diese können sie über quickTerm auf Knopfdruck in den MultiTerm-Server der eurocom eintragen.
Eine weitere wichtige Säule des Terminologie-Workflows auf der Übersetzerseite ist das Feedback zu den vorgeschlagenen Äquivalenten in der Zielsprache. Daher haben Übersetzer die Möglichkeit, sofort eine Freigabe für einen vorgeschlagenen Terminus zu beantragen. Der zuständige Mitarbeiter beim Kunden bestätigt den Antrag über quickTerm oder lehnt ihn ab, und der Übersetzer wird über die jeweilige Entscheidung informiert.
Workflow 3: Projektmanager
Natürlich sind auch die eurocom-Projektmanager in den Terminologie-Prozess eingebunden. Zu ihren Aufgaben gehört es, die eingehenden Termanfragen pro Kunde vorzufiltern. Alternativ übernehmen sie für Kunden, die keinen eigenen „Terminologie-Beauftragten“ haben, auch direkt diese Rolle, bewerten einlangende Termanfragen und legen sie am MultiTerm-Server an. Die zentrale Verwaltung von Termanfragen über quickTerm hat für Projektmanager die folgenden Vorteile:
1) Terminologische Rückfragen werden nicht wiederholt gestellt, da auch die Übersetzer anderer Sprachen diesen Eintrag sehen.
2) Vor Projektabschluss werden alle Texte mit Hilfe des TermChecks von SDL Trados auf Einhaltung der vereinbarten Terminologie geprüft.
Lessons Learned
Schon die ersten Pilotprojekte bei der eurocom zu diesem Thema brachten interessante Erkenntnisse: Es zeigte sich, dass Übersetzer, Projektmanager und Kunden (also technische Redakteure) die Relevanz von Termkandidaten sehr unterschiedlich einschätzen. Während sich technische Redakteure stets auf den Ausgangstext konzentrieren, arbeiten Übersetzer kontrastiv, beschäftigen sich also sowohl mit der Ausgangs- als auch mit der Zielsprache. Deshalb legen Übersetzer bei der Terminologie-Arbeit stärkeres Augenmerk auf jene Begriffe, die in ihren Kulturen nicht vorhanden sind oder die von der Begrifflichkeit nicht mit jenen der Ausgangssprache äquivalent sind. Auch wenn diese Unterschiede in der Terminologie-Arbeit naheliegend und einleuchtend sind, werden sie in der Praxis vielleicht zu wenig berücksichtigt.
quickTerm ist ein fester Bestandteil der Abwicklung von Kundenprojekten bei der eurocom, kann aber auch von den Kunden erworben und intern verwendet werden. Wenn Sie sich für quickTerm interessieren, beraten wir Sie gerne. Eine kurze Mail an info@kaleidoscope.at genügt, und wir setzen uns mit Ihnen zwecks Präsentation und/oder weiterführender Informationen in Verbindung.
Neue Tools für verbessertes TTX-Handling
Die beiden österreichische Unternehmen Kaleidoscope GmbH und eurocom Translation Services GmbH haben unter dem Namen expertTools eine Reihe praktischer Werkzeuge für die Arbeit mit SDL Trados herausgebracht.
Dazu zählen:
Näheres unter http://www.experttools.at/
Dazu zählen:
- Excelling Multiterm, eine bidirektionalen Schnittstelle zwischen MS Excel und SDL MultiTerm, die zum Übersetzen, Freigeben oder zur Bearbeitung einer großen Anzahl von Einträgen direkt in Excel verwendet werden kann. Auch das Hinzufügen neuer Einträge ist mit Excelling möglich.
- Splitting TTX, ein Tool zum kontrollierten Aufsplitten großer TTX-Dateien für die leichtere Bearbeitung im SDL TagEditor und auch das Aufteilen von großen Einzeldateien auf mehrere Übersetzer.
- In Zusammenarbeit mit der Hamburger Localix GmbH wurde darüber hinaus mit secureTTX ein Tool zur automatisierten Vorbereitung von MS Word-Dateien für die Bearbeitung mit SDL TagEditor entwickelt. Dieses Tool erkennt automatisch die gängigen bekannten Probleme mit Word-Dateien und behebt diese, bevor die Datei noch in die Übersetzung geht.
Näheres unter http://www.experttools.at/
Dienstag, 9. März 2010
Herausforderung Review-Prozess: Innovatives Online-Portal mit Layout und SDL Trados
Für Übersetzungsdienstleister und unternehmensinterne Übersetzungsabteilungen ist der durch EN 15038 vorgesehene Review-Prozess, auch „fachliche Prüfung“ genannt, immer wieder eine Herausforderung. Es gilt, unterschiedliche Wünsche und technologische Voraussetzungen der Beteiligten – vor allem Reviewer und Übersetzer – zu harmonisieren und unter Berücksichtigung des Zeit- und Kostenfaktors umzusetzen.
Die Ausgangslage
Idealerweise möchten Reviewer die Übersetzung im fertigen Layout zur Korrektur erhalten. Allerdings sind viele nicht mit den grundlegenden und für den weiteren Prozessablauf enorm wichtigen Übersetzungstechnologien wie Translation Memorys oder Termbanken vertraut, auf Basis derer die Übersetzung erstellt wurde. Diese sind aber für den weiteren Prozessablauf wesentlich (Stichwort Cleanup, TermCheck, usw.). Bei Formaten wie XML ist es zudem auch technisch aufwändig, den fachlichen Prüfern geeignete Unterlagen zur Verfügung zu stellen. Und nicht zuletzt führt der fehlende Zugriff auf Termbanken oft dazu, dass bereits definierte Termini immer wieder verändert werden, was nicht nur zu uneinheitlichen TMs und Verwirrung bei Übersetzern und Projektmanagern führt, sondern oftmals Firmenliteratur wie Kataloge, Prospekte etc. inkonsistent wirken lässt.
Der verständliche Wunsch nach Einarbeitung der Korrekturen im fertigen Layout hat einen weiteren Nachteil: Redundanz. Denn bei dieser Vorgangsweise müssen nach dem Korrekturgang entweder die Änderungen an zwei Stellen eingepflegt (DTP und Translation Memorys) werden, oder aber das Layout muss ein zweites Mal erstellt werden, damit die Änderungen im Endprodukt sichtbar sind. Anschließend sollte keinesfalls auf die Gegenprüfung durch den Übersetzer verzichtet werden, weil dadurch für Einheitlichkeit im Gesamttext gesorgt wird.
Die Lösung
Hier kommt globalReview zum Einsatz. Dank dieser webbasierten Lösung können Reviewer ganz einfach online auf die zu prüfenden Texte zugreifen. Der entscheidende Vorteil, vor allem bei DTP-Projekten, liegt in der Vereinigung der Welten von TMs und Layout: Der Reviewer kann im Layout prüfen, ohne sich um das TM und komplexe XML-Formate kümmern zu müssen. Der Übersetzer wiederum kann wie gewohnt im TM arbeiten und die Änderungen des Reviewers komfortabel prüfen. Besonders wichtig: Die finalen Texte sind automatisch sowohl im Layout als auch im TM enthalten!
Der Workflow mit globalReview sieht wie folgt aus:
Die Dateien werden – unabhängig vom Ausgangsformat – mit SDL Trados im TTX-Format übersetzt und anschließend in das globalReview-Portal hochgeladen. Der Reviewer prüft die Übersetzung online mit Ausgangssprache, Zielsprache und Terminologie-Treffern aus SDL MultiTerm. Bei Formaten wie XML oder „Listenformaten“ sieht der Reviewer eine zweisprachige Tabelle und kann in einer dritten Spalte Überarbeitungen oder Kommentare einfügen. Er hat dabei Zugriff auf die Terminologie und kann diverse Zusatzfunktionen nutzen, wie z. B. Filtern nach bestimmten Ausdrücken oder auch nach Matchwert. Eine Änderungsverfolgung ist ebenso vorhanden.
Nach dem Korrekturvorgang kann der ursprüngliche Übersetzer über einen Filter punktgenau die Änderungen gegenprüfen und gegebenenfalls neue Übersetzungsvorschläge machen, die wiederum der Reviewer per Filter überarbeiten kann. Somit entsteht ein „kollaboratives“ Portal, bei dem auch der Projektmanager immer den Überblick über die aktuelle Letztversion hat und nachvollziehen kann, welche Arbeiten bereits durchgeführt wurden.
Zuletzt wird die finale Übersetzungsdatei (z. B. TTX) vom Portal heruntergeladen, um die Zieldateien zu generieren und die Translation Memorys zu aktualisieren.
DTP-Integration
Bei DTP-Projekten kann die Prüfung durch den Reviewer auch online und direkt im Layout erfolgen, sofern der Ausgangstext im Format InDesign vorliegt oder wenn Stylesheets (XML-Ausgangsdateien) bearbeitet werden. Alternativ kann der Reviewer Ansichts-PDFs für eine Offline-Überarbeitung generieren. Möglich wird dies dank der Zusatzmodule „Layoutomizer“ und „TOR“ der Firma FlyerEx, durch die TTX-Dateien direkt aus globalReview samt aller Formatierungen, Bilder, Seiten usw. in den Layoutomizer hochgeladen werden.
Anschließend werden die Änderungen in das globalReview-Portal zurückübernommen und dort vom Übersetzer gegengeprüft. Die finale Version wird bei diesem Workflow direkt ins Format InDesign übertragen und gleichzeitig auch in die Übersetzungsdateien (z. B. TTX), um TMs zu aktualisieren oder weitere Verarbeitungen anzuschließen.
Die entscheidenden Vorteile dieses Workflows: Der Reviewer arbeitet im Layout und im vollständigen Kontext, während sich gleichzeitig alle durch ihn vorgenommene Änderungen sowohl in der DTP-Version des Dokuments als auch im TMS wiederfinden.
Ein Blick in die Zukunft
Die Integration von TMS und Terminologie in ein webbasiertes Portal ist der erste Schritt zur oft geforderten, aber bisher nie realisierten Vereinfachung der Review-Prozesse. Durch diesen Zugang eröffnen sich zahlreiche Perspektiven für die Zukunft: Während derzeit die tabellarische Review für Adobe InDesign und XML-Formate mit standardisiertem Layout (etwa aus Redaktionssystemen) unterstützt wird, ist eine Weiterentwicklung für FrameMaker und Word angedacht. Weitere Ideen und Umsetzungen werden in diesem Bereich nicht auf sich warten lassen.
globalReview und die Flyerex-Anbindung werden von der eurocom als „gehostete“ Lösung angeboten und für Kundenprojekte eingesetzt, können aber auch erworben und unternehmensintern verwendet werden. Bei Interesse genügt eine kurze Mail an info@kaleidoscope.at – wir kontaktieren Sie gerne zur Terminvereinbarung einer Präsentation oder zur Bereitstellung weiterführender Informationen.
Die Ausgangslage
Idealerweise möchten Reviewer die Übersetzung im fertigen Layout zur Korrektur erhalten. Allerdings sind viele nicht mit den grundlegenden und für den weiteren Prozessablauf enorm wichtigen Übersetzungstechnologien wie Translation Memorys oder Termbanken vertraut, auf Basis derer die Übersetzung erstellt wurde. Diese sind aber für den weiteren Prozessablauf wesentlich (Stichwort Cleanup, TermCheck, usw.). Bei Formaten wie XML ist es zudem auch technisch aufwändig, den fachlichen Prüfern geeignete Unterlagen zur Verfügung zu stellen. Und nicht zuletzt führt der fehlende Zugriff auf Termbanken oft dazu, dass bereits definierte Termini immer wieder verändert werden, was nicht nur zu uneinheitlichen TMs und Verwirrung bei Übersetzern und Projektmanagern führt, sondern oftmals Firmenliteratur wie Kataloge, Prospekte etc. inkonsistent wirken lässt.
Der verständliche Wunsch nach Einarbeitung der Korrekturen im fertigen Layout hat einen weiteren Nachteil: Redundanz. Denn bei dieser Vorgangsweise müssen nach dem Korrekturgang entweder die Änderungen an zwei Stellen eingepflegt (DTP und Translation Memorys) werden, oder aber das Layout muss ein zweites Mal erstellt werden, damit die Änderungen im Endprodukt sichtbar sind. Anschließend sollte keinesfalls auf die Gegenprüfung durch den Übersetzer verzichtet werden, weil dadurch für Einheitlichkeit im Gesamttext gesorgt wird.
Die Lösung
Hier kommt globalReview zum Einsatz. Dank dieser webbasierten Lösung können Reviewer ganz einfach online auf die zu prüfenden Texte zugreifen. Der entscheidende Vorteil, vor allem bei DTP-Projekten, liegt in der Vereinigung der Welten von TMs und Layout: Der Reviewer kann im Layout prüfen, ohne sich um das TM und komplexe XML-Formate kümmern zu müssen. Der Übersetzer wiederum kann wie gewohnt im TM arbeiten und die Änderungen des Reviewers komfortabel prüfen. Besonders wichtig: Die finalen Texte sind automatisch sowohl im Layout als auch im TM enthalten!
Der Workflow mit globalReview sieht wie folgt aus:
Die Dateien werden – unabhängig vom Ausgangsformat – mit SDL Trados im TTX-Format übersetzt und anschließend in das globalReview-Portal hochgeladen. Der Reviewer prüft die Übersetzung online mit Ausgangssprache, Zielsprache und Terminologie-Treffern aus SDL MultiTerm. Bei Formaten wie XML oder „Listenformaten“ sieht der Reviewer eine zweisprachige Tabelle und kann in einer dritten Spalte Überarbeitungen oder Kommentare einfügen. Er hat dabei Zugriff auf die Terminologie und kann diverse Zusatzfunktionen nutzen, wie z. B. Filtern nach bestimmten Ausdrücken oder auch nach Matchwert. Eine Änderungsverfolgung ist ebenso vorhanden.
Nach dem Korrekturvorgang kann der ursprüngliche Übersetzer über einen Filter punktgenau die Änderungen gegenprüfen und gegebenenfalls neue Übersetzungsvorschläge machen, die wiederum der Reviewer per Filter überarbeiten kann. Somit entsteht ein „kollaboratives“ Portal, bei dem auch der Projektmanager immer den Überblick über die aktuelle Letztversion hat und nachvollziehen kann, welche Arbeiten bereits durchgeführt wurden.
Zuletzt wird die finale Übersetzungsdatei (z. B. TTX) vom Portal heruntergeladen, um die Zieldateien zu generieren und die Translation Memorys zu aktualisieren.
DTP-Integration
Bei DTP-Projekten kann die Prüfung durch den Reviewer auch online und direkt im Layout erfolgen, sofern der Ausgangstext im Format InDesign vorliegt oder wenn Stylesheets (XML-Ausgangsdateien) bearbeitet werden. Alternativ kann der Reviewer Ansichts-PDFs für eine Offline-Überarbeitung generieren. Möglich wird dies dank der Zusatzmodule „Layoutomizer“ und „TOR“ der Firma FlyerEx, durch die TTX-Dateien direkt aus globalReview samt aller Formatierungen, Bilder, Seiten usw. in den Layoutomizer hochgeladen werden.
Anschließend werden die Änderungen in das globalReview-Portal zurückübernommen und dort vom Übersetzer gegengeprüft. Die finale Version wird bei diesem Workflow direkt ins Format InDesign übertragen und gleichzeitig auch in die Übersetzungsdateien (z. B. TTX), um TMs zu aktualisieren oder weitere Verarbeitungen anzuschließen.
Die entscheidenden Vorteile dieses Workflows: Der Reviewer arbeitet im Layout und im vollständigen Kontext, während sich gleichzeitig alle durch ihn vorgenommene Änderungen sowohl in der DTP-Version des Dokuments als auch im TMS wiederfinden.
Ein Blick in die Zukunft
Die Integration von TMS und Terminologie in ein webbasiertes Portal ist der erste Schritt zur oft geforderten, aber bisher nie realisierten Vereinfachung der Review-Prozesse. Durch diesen Zugang eröffnen sich zahlreiche Perspektiven für die Zukunft: Während derzeit die tabellarische Review für Adobe InDesign und XML-Formate mit standardisiertem Layout (etwa aus Redaktionssystemen) unterstützt wird, ist eine Weiterentwicklung für FrameMaker und Word angedacht. Weitere Ideen und Umsetzungen werden in diesem Bereich nicht auf sich warten lassen.
globalReview und die Flyerex-Anbindung werden von der eurocom als „gehostete“ Lösung angeboten und für Kundenprojekte eingesetzt, können aber auch erworben und unternehmensintern verwendet werden. Bei Interesse genügt eine kurze Mail an info@kaleidoscope.at – wir kontaktieren Sie gerne zur Terminvereinbarung einer Präsentation oder zur Bereitstellung weiterführender Informationen.
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